Soy consciente de que mi punto de vista está condicionada por mi trabajo en proyectos de 5S digitales. Son ya muchos años de bregar para aplicar un enfoque lean a la gestión de la documentación digital. En general, creo que vivimos con sobrecarga de información. Esto aplica también a los proyectos de consultoría. A nada que el proyecto tome cierta dimensión y se alargue un poco en el tiempo, el volumen de correos electrónicos, ficheros y otros artefactos digitales pasa a ser considerable. Así que la mejor estrategia, creo, es anticiparse y no dejar que el propio proyecto nos devore, documentalmente hablando.
En su día empleé wikis para algunos proyectos. Hoy reconozco que las opciones son variadas, pero, independientemente de la herramienta tecnológica que terminemos por emplear, lo que importa es, como digo, anticiparse y proponer una determinada manera en la que gestionar el tsunami informativo con el que convivimos. Por eso es importante dedicarle un tiempo y disponer de un plan. Eso sí, ya sabéis que los planes a veces no se cumplen. Pero solo por el simple hecho de prepararlos merece la pena. La reflexión previa es bienvenida.
A mí me gusta, hasta donde sea posible, hacer un ejercicio de empatía. Me parece importante saber cuáles son los hábitos de manejo de información digital del cliente: ¿cómo usan el correo?, ¿tienen costumbre de manejar alguna aplicación para gestionar proyectos o tareas?, ¿son gente proactiva o más bien conservadora respecto a la digitalización?, ¿hay que andarse con cuidado porque podemos manejar documentación confidencial o quizá de carácter personal y, por tanto, afectada por el Reglamento General de Protección de Datos?, ¿cuál es su plataforma de trabajo con la ofimática?, etc.
No quiere decir que cada proyecto sea absolutamente diferente del anterior. Siempre hay patrones comunes, pero enterarnos sobre los asuntos anteriores nos da pie para saber cuál podría ser la organización más adecuada de la documentación que acompañará el proyecto y qué herramientas sería más lógico emplear.
Hoy en día, es relativamente sencillo compartir documentación. Sea en un entorno de Microsoft o de Google —por citar a los dos gigantes—, es tan sencillo como hacer clic con el botón derecho sobre un fichero o carpeta y compartir. Pero esto tan fácil de hacer desde el punto de vista operativo, requiere una reflexión previa. Es sobre lo que trata de concienciar este artículo. Por ejemplo, en un proyecto reciente de reflexión estratégica que me resultó especialmente inspirador, construimos una base que incluía un mural colaborativo, Dropbox, Notion y el propio correo electrónico. Compartir sí, pero ya veis que podemos utilizar diferentes vías.
En cualquier caso, para mí la cuestión es dibujar en una fase inicial del proyecto, a la que denomino «fase cero», esta conversación. Lo más sencillo será organizar la documentación de acuerdo con la cronología del proyecto. Lo lógico sería «ver» la documentación asociada a las fases que se van recorriendo, de tal forma que exista trazabilidad sobre lo que va aconteciendo. En ocasiones suelo emplear un registro muy sencillo de hitos por los que hemos ido pasando. En él reflejo una cronología básica mediante una tabla de dos columnas, una que indica la fecha y otra lo que sucedió y que, claro está, creí relevante dejar recogido. Pudo ser una reunión, el envío de un documento, una determinada decisión o cualquier otro aspecto que tenga fuerza para interpretar el avance (o atasco) del proyecto.
Quizá en tu enfoque de consultoría no asignes tanta relevancia a la documentación como lo hago yo. Desde luego que el proceso de acompañamiento a una organización implica mucho más que la manera en que lo documentamos. Sin embargo, considero que en el servicio que ofrecemos debemos cuidar este aspecto. Es muy probable que la huella que dejemos no solo tenga que ver con lo que fuimos capaces de generar mientras duró el proceso, sino también con la documentación que conseguimos generar.
Insisto en que vivimos, en general, con sobrecarga de información. Un proyecto de consultoría es un ejemplo de manejo intensivo de información y gran parte lo es en soporte digital. Por tanto, hay que encender las luces largas y mirar más allá del siguiente paso. Necesitamos entender la globalidad del proyecto y dibujar un mapa para albergar contenidos. Creo, de verdad, que nuestras clientas y nuestros clientes lo agradecerán. ¿Tú cómo lo haces?
Imagen de Arek Socha en Pixabay.
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Hola Julen. De entrada ya sabes que soy una convencida de la necesidad de metodología documental por eso me resulta especialmente interesante la de 5S.
Pero a mí me parece especialmente relevante porque en el proceso quedan los principales hitos y, en muchos casos, es por donde hay que empezar para siguientes actuaciones. Y las habrá, porque, aunque nos gusta pensar en que hemos dado con “la solución”, esto (casi) nunca es así. El contexto cambia, cada vez más rápido, las personas cambian y sobre las futuras necesidades ya no tenemos ni idea.
Es habitual que los nuevos inicios estén escondidos en alguna parte del proceso, no al final del mismo. Si está documentado, y ese “sencillo mecanismo” que mencionas me parece potente, tenemos un punto de partida interesante para saber por qué tomamos alguna decisión o si podría haber otra.
Pero bueno, que voy a decir yo si mis servicios de consultoría van precisamente en este ámbito…
Muchas gracias por recordarlo aquí. No sólo es útil sino necesario 🙂