Hace dos años, me pregunté en este mismo blog sobre la función de los informes escritos en nuestro trabajo y algunas claves de la forma que suelen coger. En los comentarios Mónica, Amalio y Joserra compartían algunas claves y me hace sentido leerlas ahora y además un poco de vergüenza por no haber seguido la conversación en ese momento.
Vuelvo sobre el tema, confío que con sensación de avance en lugar de bucle. Además, me resuena muy bien intentar recuperar un hilo de hace tiempo en este post. Creo que lo entenderéis en la lectura del texto.
Me quiero referir ahora a los documentos intermedios. A las actas de nuestros encuentros, a una herramienta que ha cogido forma después de un trabajo, a un reporte de una sesión, etc.
Este último mes, he sido bastante explícito con un par de clientes sobre la misma forma del documento y qué debe tener para que sea un artefacto que facilite la comunicación. He invertido un tiempo en contrastar tiempo y forma.
El disparador de esta iniciativa fue una sesión en la que parte de un equipo directivo con el que preparamos un encuentro abierto con sus colaboradores más cercanos, planteó acciones que yo no sentí alineadas con las que habíamos conversado. Hoy, creo que hay algo que tiene que ver con su forma de trabajar, pero cuando pregunté me devolvieron que el texto era farragoso y no se entendía. A partir de aquí, he dado vueltas a fondo y forma hasta dar con algo que creo nos va a ayudar.
Para realizar este pequeño “informe ejecutivo”, más visual y reducido, he pasado mis notas a limpio, escuchado los matices de cada frase, cuidado que las perspectivas puedan sentirse reflejadas, ordenado y dotado de un sentido particular al texto. Es el texto original. Para mí, entregar el resumen, es como mostrar un árbol podado.
En el último contraste, algunas personas me pedían el desarrollo (el árbol completo). En este sentido, la diversidad en los equipos es grande y las maneras de acercarnos a estos documentos, un buen síntoma.
Aquí es donde conecto con esta máxima que aprendimos en los procesos de desarrollo comunitario con Marco Marchioni, donde diseñábamos tres dispositivos de comunicación; de más resumido a la totalidad de lo recogido, sabiendo que era el más reducido el que alcanzaría a más personas y el más desarrollado solo a un grupo pequeño de ellas.
Reflexionando sobre estos textos, conectaba también con otras ideas. Voy a colocarle guiones buscando hacer más sencilla y atractiva su lectura (algo tengo que haber aprendido):
- No hay tiempo para leer. Que la rapidez y la precrastinación (me pareció maravilloso saber que podía existir una palabra para describir esta necesidad de la inmediatez en la tarea que nos quita del tiempo necesario para estar presente, conversar y escuchar) están muy valorados en estos momentos, y a veces leer un informe en su detalle nos parece una pérdida de tiempo bastante evidente. Somos malabaristas del tiempo y la tarea. La profundización se penaliza.
- Sobre lo significativo en los informes. Hubo una literatura de la consultoría que era realmente un bestseller. Aquella que tomaba las decisiones en mi nombre. Me escuchabas, te trasladaba mis objetivos y situación y tú me proponías las acciones a desarrollar. Estos textos eran (seguirán siéndolo) muy valorados y remunerados. Si en tu texto lo que planteas es una imagen de lo que está ocurriendo y propuestas para construir escenarios alternativos es como si la trama ya no enganchase tanto.
- Pensar en la necesidad del destinatario. A veces, pienso que hay algo de estos textos que tiene que ver más con mi necesidad de ordenar lo escuchado que con un espejo que ayude a avanzar. Creo que es clave conectar con la necesidad de las personas que acompañamos y esto se puede y debe preguntar.
- Las nuevas tecnologías y la atención. No os cuento nada nuevo con el reto que tenemos en relación a la atención hackeada para sustentar los dividendos de las grandes tecnológicas. Solo os comparto una sensación bastante novedosa por mi parte. Es como si se hubiera instalado una sensación de que lo escrito (por ejemplo, podría pasar con este post) se ha podido generar por una IA y, por tanto, no merece ser leído. Es como si la despersonalización de la autoría esté hoy relativizando todavía más los textos.
- Información cuantitativa como complemento. Se referían Amalio y Joserra en sus comentarios a la necesidad de adjuntar algún tipo de dispositivo más cuantitativo. Es algo que viene cogiendo forma en el último tiempo en mi manera de trabajar. Muchas veces acordamos una serie de indicadores a partir de un pequeño ritual sobre el futuro deseado y trabajamos con ejercicios de pre-test y post-test. Mentimeter (algún día le dedicaré un post a esta herramienta) se está desvelando como una aliada bien interesante.
- Continuar un relato con sentido. Lo he conversado varias veces con profesorado universitario, y lo hablaba hace solo unos días de manera explícita con un buen amigo. Nosotros, las y los profesionales de la consultoría y el profesorado tenemos el proceso en la cabeza y unimos todas las sesiones como un continuo. Ellos, nuestros clientes y el alumnado, encadenan sesiones, hitos, necesidades… y se acercan al encuentro con nosotras y nosotros con su propia música interior que sintoniza, o no, en el momento concreto de la conversación o sesión. De alguna forma somos una especie de “protectoras o protectores del relato”. Aportamos, o eso creemos, sentido a cada acción en su globalidad y somos leales a los objetivos de la primera encomienda.
Hasta aquí, puedo rescatar de todo lo rumiado estos últimos meses. ¿Cómo es para vosotros y vosotras?
- ¿Para qué escribimos un informe en consultoría? (segunda parte) - 17/10/2023
- Innovar en consultoría y formación - 30/05/2023
- Cinismo, organizaciones y personas - 21/03/2023
En esto me reconozco vivir en un puro relativismo. Yo, que soy de documentar, de mapa mental, de estructurar el proceso, de buscar la visualización del conjunto y el detalle de las partes, me encuentro a veces con un reto: resulta que la organización para la que trabajo no encuentra valor en todo esto. Vengo con «mi prejuicio» y me doy de bruces con la realidad.
Dicho lo anterior, a veces tiendo a pensar que es el cliente quien debe «apropiarse» de la documentación explícita del proceso. A fin de cuentas, yo, como proveedor, desapareceré del mapa, pero ellos, en cambio, tienen que continuar su camino y conviene que lo que surja del proceso lo interioricen. De ahí que: ¿por qué no delegarles la responsabilidad de documentar el proceso?
Claro, la solución: «depende de cada caso». Y ahí vivo, instalado en puro relativismo 😉
Lo del «relativismo» da para otro post 😀 Durante mucho tiempo me he negado a escribir informes. Y creo, uno alguna conversación de esta misma semana, que escribirlos ahora mismo tiene que ver con una pequeña evolución en el tipo de trabajo que estoy haciendo, o el tipo de cliente, o mi rol, expectativas… Aun no sé muy bien cómo llamar a esto que estoy viviendo. Cuando trabajo en un contexto puro de coaching (Abran la cabeza. Ese lugar donde yo protejo un espacio para la pregunta y un viaje personal o colectivo buscando respuestas) no hago informes. En el terreno de la consultoría no pretende emular a los clásicos pero si voy dejando rastro de lo que hacemos a través de pequeños artefactos que luego pueden tener versión «libro» o no. Es como si el grado de autonomía o activación de cliente en un contexto o en el otro fuera diferente pero no sé si debería de serlo. En todo caso, escribir y conversar con compañeros y compañeras, puede ayudarme a ajustar estas apuestas. Eskerrik asko
¡Cuántas veces me habrá hecho esta pregunta! bueno, creo que está siempre abierta, que es una de esas cuestiones que evolucionan permanentemente y nunca están acabadas. Siempre rumiando.
En mi caso es algo que trato de clarificar al inicio de cada proceso de facilitación, pero sinceramente siento que no nos entienden ni le ven la dimensión real que tendrá esto al final del proceso de acompañamiento.
Suelo trabajar con dos tipos de » informes»:
1) En procesos cortos hacemos informes cortos y visuales que tratan de recoger la trama del proceso. Un informe ágil pero que permite profundizar porque incluimos links a documentos específicos para bucear (pero siempre de su propia vivencia sus propios outputs y outcomes).
2) En procesos más largos los informes son más largos también y están «inacabados» hasta el final, sin embargo hacemos entregas parciales que recogen lo trabajado en cada momento del camino. Son también visuales y ágiles.
En todos los casos el fin de estos «informes» es documentar le proceso, crear narrativa y dejar huella de lo trabajado. Nunca incorporan información adicional a lo vivido ni opiniones personales ni profesionales por nuestra parte. Es algo así como facilitar una mirada retrospectiva de la experiencia.
Eskerrik asko amigo!
Estoy cerca de los que decís que el cliente ha de apropiarse del proceso y del resultado y ha de interiorizar el conocimiento adquirido creándolo, y eso sólo es posible si asume la responsabilizar de escribir, pero me encuentro con miradas suplicantes o que no conprendan el porqué no lo hago yo.
Parece que, entre las capacidades profesionales que suelen poseerse, la de relatar el proceso, resultados, conclusiones y beneficios de un proyecto no suele ser una de ellas, para no saber dudo de que se conozca la necesidad o cómo se hace el índice de un informe.
Documentar y realizar un entegrable que poder poseer y mostrar puede que sea la petición encubierta de muchos proyectos de consultoría.