Maneras de sacarle partido al conocimiento experto que reside en las personas de una organización, en ocasiones envasado al vacío y en otras, situado en el bandeja de los frescos, para que sea consumido, replicado y evolucionado, haberlas haylas.
Una receta para chuparse los dedos (de la que soy adicta) es el hackathon en su jugo. Variedades de preparación de esta receta existen muchas. Yo te cuento la mía, fruto de numerosos ensayos y errores y de quitar y poner condimentos para darle un buen sabor y provocar una experiencia, para todos los sentidos, deliciosa.
Empiezo resumiendo este plato, para que, si ves que no te interesa, puedas saltar a otra pestaña en tu navegador. Sin mucho aderezo, se trata de un evento exprés, de una duración aproximada de entre 8 y 24 horas, en la que equipos de personas, con conocimientos y habilidades diversas, se las manejan para poder dar respuesta a un reto elegido. Si este plato lo sirves en una empresa o entidad pública o privada cualquiera, pones en valor y sobre la mesa los saberes y competencias de sus profesionales, independientemente de cuál sea su ámbito de acción.
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Tras estos tres segundos de reflexión, si te has quedado porque lo que se cuece te seduce, aunque sea una miaja, paso a compartirte algunos de los ingredientes que sí o sí tienes que tener en tu particular cesta de la compra en el momento en que decidas cocinar este plato. Saca papel y bolígrafo, analógico o digital, y toma buena nota:
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- Equipo de cocina implicado y coordinado. Este gran equipo tiene que establecer y distribuir entre sus integrantes funciones diversas: logística, gestión y dinamización (aquí es donde normalmente entro yo), entre otras. La repartición de responsabilidades y el poder contar con un número de personas (profesionales y comprometidas con la causa) adecuado va a permitir que el hackathon lo vivas con alegría y no con agonía.
- Objetivos a la vista. Montar esta “movida” de aprendizaje requiere de inversión, no solo económica, sino también de personas, espacios, recursos analógicos y digitales, tiempos, etc.; por eso es de vital importancia hervir a fuego lento la finalidad o finalidades que persigues con el hackathon en tu entidad. Esto te facilitará la vida a la hora de buscar retos, elegir metodología, conformar equipos, etc.
- Tiempos y espacios de temporada. Esto es, hay que vigilar que las fechas del evento coincidan con momentos en los que las y los trabajadores estén en tiempos de “cierta tranquilidad” neuronal. También es vital que busques un espacio cómodo, con luz natural, que permita proyectar una presentación y amenizar el hackathon con una playlist con nombre propio.
- Retos que importen e impacten. Como las setas, tienes que investigar y buscar temáticas generales, promover su investigación, extraer de ellas problemas o necesidades, priorizar las anteriores, y a partir de ahí extraer retos apetecibles para tus particulares equipos de cocina del hackathon. Este proceso, lo puedes hornear desde el equipo de gestión conjuntamente con el de dinamización, para llevarlos ya precocinados. El reto, digo, no la posible solución.
- Participación en los fogones del hackathon por convicción y no por obligación. La llamada a la participación tiene que ser abierta, concisa y con unos incentivos, que no tienen por qué traducirse en euros. Existen maneras variadas de compensar a las personas (igual preguntarles puede darte pistas iniciales sobre cómo hacerlo, solo digo).
- Equipos polidisciplinares o poliédricos de cinco o seis personas. Los puedes formar contando con informaciones previas, como sus rasgos más característicos de personalidad. Una adaptación del test DISC, que puede contestarse vía formulario virtual tras la inscripción, junto con las informaciones relacionadas con la experticia profesional. Esto aportará pistas tanto a ti como a tu equipo de gestión y dinamización a la hora de configurar equipos sanos y equilibrados antes de iniciar el evento.
- El edadismo se tiene que triturar. Resulta de importancia suprema que aproveches la experiencia del equipo de profesionales más veterano, así como la frescura y competencias recién sacadas del horno de la gente novata. Para ello, recuerda la necesidad de valorar estos dos ingredientes, de vez en cuando, en las personas participantes, como son: la escucha activa y la comunicación asertiva, de verdad de la buena.
- Cuidados 24/7. ¡Agua, café, té, fruta y frutos secos que no falten! (y algún dulce o golosina buena). Las personas tienen que poder hidratarse y tirarle un alguito a su estómago cuando lo deseen. El menú tiene que ser equilibrado y con opciones para aquellas personas que son celíacas, alérgicas, etc. También clarifica en qué momentos van a llegar los manjares principales (ej. desayuno, almuerzo, comida, merienda o cena, si fuese el caso) para anunciarlo en tu cronograma.
- La agenda pásala a limpio. Comparte qué va a pasar, cuándo va a pasar y quién lo va a provocar. En tu lista de acciones establece tiempos amplios de trabajo (para resolver en equipo los mini-retos establecidos), y espacios temporales más breves para brindar nuggets (in)formativos.
- La receta metodológica la tenemos que escoger con sumo cuidado. El tiempo disponible, así como los objetivos y retos que tenemos en la encimera, van a condicionar por cuál nos decantemos. Tip Roderil = a mí me funciona de perlas el design thinking, escogiendo con amor y neurona crítica las dinámicas vinculadas a cada una de sus fases.
- Los nuggets (in)formativos saludables. Es importante que haya momentos (in)formativos, los justos, porque su falta puede llevar a que los resultados queden crudos y poco comestibles o aplicables; y su exceso puede conducir a una indigestión informativa difícil de evacuar.
- Invitación a nuestras y nuestros chefs de confianza. En este sentido, busca a expertas y expertos en la materia, pídeles que expliquen lo estrictamente necesario, en un lenguaje comprensible, teniendo en cuenta el público participante y sus posibles conocimientos previos, para poder abordar los mini-retos propuestos. Y ya que estás, también diles que te compartan una presentación que incluya lo que han dicho, más informaciones adicionales, que pueden estar enlazadas.
- Equipo de pinches y ayudantes comprometido o Ágora de personas mentoras. Este equipo de máster chefs va a ser clave para acompañar durante todo el hackathon a los equipos. Por un lado, les brindarán apoyo inmediato, según su área de expertise. Por otro lado, participarán en un encuentro exprés de valoración constructiva llamado Ágora, donde los equipos hablarán durante dos minutos de su solución y ellas y ellos les compartirán preguntas, aptas para la reflexión, y sugerencias de mejora de su propuesta. Aquí… ¡ojito que no se te vayan más de siete minutos por equipo!
- Emplatado de todo el proceso en un Google Sites colaborativo. Si las personas participantes han escrito alguna vez un documento en Word o han editado una presentación con el mítico PowerPoint, podrán manejarse con esta tecnología gratuita de la marca Google, que solo requiere disponer de una cuenta de Gmail o asociada a Google. Cada equipo generará su particular sitio web en el que irá mostrando las diferentes evidencias de aprendizaje o resultados derivados de la aplicación de las dinámicas asociadas a las diversas fases del design thinking y que les llevarán a mostrar el proceso que han seguido hasta llegar a poder presentar su solución al reto seleccionada. Por aquí os dejo dos ejemplos de Google Sites para que veáis su textura: ejemplo 1 y ejemplo 2.
- Superación del miedo escénico. No digo yo que seamos Immas Ruscalledas o Arguiñanos ante las cámaras, pero siempre viene bien producir un vídeo (promocional) de dos minutos en el que cada equipo comente: el problemón, la solución, el impactón y la llamada a la acción, de su particular menú de consecución del reto elegido.
- Explicando la receta de la solución sin rodeos y con arte. En muchos hackathones te vas a encontrar que a esto de presentar la solución ante un jurado lo llaman pitch. Yo prefiero llamarlo co-pitch, así le meto como una ramita de perejil con sabor a colaboración, donde tienen que intervenir como mínimo dos personas del equipo; y la hoja de laurel de género, es decir, si en el equipo hay una chica, esta tiene que hablar, y no solo para decir el nombre del equipo y de sus personas integrantes. Este pitch, en mi caso, es un poco fake, ya que, en lugar de durar dos o tres minutos, suele durar siete. Es un tiempo en el que es posible que los equipos puedan mostrar con “calma relativa” todo el proceso que han llevado a cabo.
- La evaluación a la carta. Aquí pongo sobre la tabla de cortar tres elementos: el Google Sites de equipo, el vídeo y la presentación o co-pitch. ¿Por qué? Pues porque los nervios pueden traicionar a un equipo en su presentación, y si solo se puntúa este elemento, todo el trabajo realizado tras la vitro, durante las horas previas, queda totalmente invisibilizado. Para ello, es necesario contar una serie de criterios de evaluación concisos, relacionados con la evaluación de los tres elementos anteriores, y con una escala de valoración de Likert (preferiblemente de 1 a 7) que debes compartir con los equipos al inicio del hackathon y también con las personas que integrarán el jurado o los jurados (si decides realizar presentaciones en paralelo, en el caso de que tengas muchos retos con numerosos equipos que deciden responder a cada uno de ellos).
- Recompensa y desarrollo en la gran cocina de la solución escogida. A los equipos ganadores dales la oportunidad de llevar su solución gastronómica-intelectual que responda al reto planteado hasta sus últimas consecuencias. Prepárales una cocina donde realmente tengan el tiempo, los recursos, el apoyo de profesionales y todo aquello que les facilite poder hacer realidad el plato-solución que han cocinado durante el hackathon.
- El libro de recetas… ¡compártelo! (si puedes y quieres). Aunque no siempre es posible, si en tu caso te dejan, haz difusión de tu hackathon tanto a nivel interno como interno de tu organización. Deja ver cómo están pelando, cortando, friendo, cociendo, soluciones a retos tus equipos. Elige un buen # y elabora un plan de difusión con fundamento y rico, rico. Las fotos (del perfil bueno) que no falten. Documenta todo lo que puedas para saber qué pasó y pasa un MIMO con los equipos de cocina (ej. gestión, logística, dinamización, etc.) y también con las personas participantes.
- La fiesta del después de… y las ¡GRACIAS! Bueno, pues eso, finaliza tu hackathon con un poco de ritmo y Red Bull (por aquello que da alas para hacer networking interno). Salpimienta de GRACIAS a todo el mundo implicado en el evento.
Y hasta aquí este aperitivo con gustazo a hackathon.
👩🍳Si tienes otros ingredientes que se me hayan quedado en la tecla o que sean de tu cosecha, ¿me los puedes compartir, por favor? Te leo más abajo (¡gracias por adelantado por compartir tus secretos profesionales!).
De formación, soy Doctora en Educación y Tecnología. Profesionalmente, me considero “poli-val(i)ente”, ya que combino la consultoría artesana, la docencia y la investigación. Diseño, facilito, evalúo y acompaño experiencias de aprendizaje vinculadas a los procesos de construcción de conocimiento colaborativos mediados por el uso de tecnologías en organizaciones.
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